Планирование выхода персонала.

   Табель учета рабочего времени – это основной и главный документ для начисления заработной платы сотрудникам, поэтому к его составлению нужно относиться с особой внимательностью и ответственностью.
Заведующий обязан ежедневно вести учет рабочего времени в программе SAP/R3 транзакция Y_HR1_00000003 – Ведение табельного учета.
Полностью закрыть табель за месяц необходимо до 25-го числа.
 Соответственно все заявления, акты, больничные листы за текущий месяц должны предоставляться в Отдел кадров своевременно, но не позднее 25 числа. В крайнем случае, при форс-мажорных обстоятельствах, Заведующий предоставляет скан этих документов по электронной почте (оригинал документа предоставляется позже в обязательном порядке), но не позднее 25 числа текущего месяца.
По всем возникающим вопросам при закрытии табеля, Вы можете обращаться к своему Менеджеру по персоналу.

Каждый сотрудник универсама работает в соответствии с графиком работы, составленным Заведующим на основании штатного расписания.
Существует несколько графиков работы:
- Заведующий: 5/2 по 8 часов (выходные - воскресенье, понедельник)
- Администратор: 2/2 по 11 часов или 5/2 по 8 часов (выходные – пятница, суббота).
- Продавец-кассир: 2/2 по 11 часов или 5/2 по 8 часов.
- Мерчендайзер: 2/2 по 11 часов или 5/2 по 8 часов.
Каждый сотрудник должен отработать определенный лимит часов:
 - при графике 2/2, если в месяце 30 дней, то лимит часов составляет 165/165 или 154/176

 - при графике 2/2, если в месяце 31 день, то лимит часов составляет 165/176 часов

 - при графике 5/2, если в месяце 30 дней, то лимит часов составляет 160/168/176

 - при графике 5/2, если в месяце 31 день, то лимит часов составляет 168/176/184

Заведующему переработки не оплачиваются, т.к. Заведующий является руководителем с ненормированным рабочим днем. Остальным сотрудникам универсама переработки оплачиваются, но только в случае обоснованного и согласованного, с менеджером ДП и менеджером по персоналу, вывода персонала сверхурочно.

Закрытие табеля.

Входим в транзакцию Y_HR1_00000003 – Ведение табельного учета.

Заполняем поля БЕ (балансовая единица – BSTP) и дата табеля.

Нажимаем выполнить F8.
Нажимаем в столбце «Дата назначения» на дату напротив сотрудника (дата, выделенная зеленым цветом), по которому будем заполнять табель.

Появляется окно табеля сотрудника.

Вносим часы работы сотрудника на текущую дату и нажимаем «Переписать» и затем «Сохранить и закрыть».
Заведующий обязан заносить часы работы всех сотрудников ежедневно в начале рабочего дня. А в конце рабочего дня обязательно закрывать табель за текущую дату.

Примеры заполнения табелей:

При наличии в штате 2-х администраторов (кассиров, мерчендайзеров) с графиком работы 2/2 по 11 часов, табель можно закрыть следующим образом:
1. Каждому администратору (кассиру, мерчендайзеру) по 11 часов 2 через 2 дня, если фактически работали оба администратора (кассира, мерчендайзера). Время прибытия и ухода заполнять не нужно.

2. Одному администратору (кассиру, мерчендайзеру) по 11 часов каждый день, но с учетом графика работы 2/2. То есть 2 дня основное рабочее время, 2 дня подработка. Время прибытия и ухода заполнять не нужно.

Важно понимать, что основные часы проставляются в графу «Часы работы», а переработки в графу «Часы переработок».

 При наличии в штате одного администратора (кассира, мерчендайзера) с графиком 5/2, табель можно закрыть следующим образом:

Когда сотрудник уходит в отпуск, вы можете вызвать на подработку другого или других сотрудников, учитывая количество часов сотрудника, ушедшего в отпуск.
Заведующий в отпуске, в штате 1 администратор с графиком 5/2:

05.02.2012 и 06.02.2012 выйти на подработку нельзя, т.к. воскресенье, понедельник – выходные заведующего. В остальные дни администратор может выйти на подработку на 3 часа, на остальные 5 часов можно вызвать кассира или можно вызвать кассира на все 8 часов.

Заведующий в отпуске, 2 администратора с графиком 2/2, один администратор может выйти на подработки следующим образом:

12.02.2012 выйти на подработку нельзя, т.к. воскресенье, понедельник – выходные заведующего. В остальные дни можно вызвать на подработку администратора или кассира, но не более 8 часов в день, т.к. рабочий день заведующего составляет 8 часов.
Важно понимать, что сотрудники могут переработать только количество часов, которое положено отсутствующему сотруднику.