1.    Период работы

1.1.    Почтовая программа  «Microsoft Outlook» (далее - почта) должна быть открыта в Универсаме постоянно во время рабочего дня.
1.2.    Заведующий, администратор должны проверять почту при каждом посещении комнаты администрации (но не реже 1 раза в час).
1.3.    О каждом, вновь поступившем сообщении, имеющим одинаковую важность для всех, сотрудник, обнаруживший его должен поставить в известность других коллег администрации универсама.
1.4.    Наиболее важные письма рекомендуется сохранять в специально организованных папках  Outlook (например, «Важно», «Касса», «Руководство» и т.д.) для быстрого поиска нужного сообщения или дальнейшего прочтения их сотрудниками других смен.

2.    Сообщение

2.1.    Начало сообщения:
•    Составленное сообщение должно начинаться с приветствия («Здравствуйте» или «Добрый день (утро, вечер – в зависимости от времени суток)).
2.2.    Основной текст:
•    При составлении письма старайтесь наиболее полно и грамотно излагать свои мысли, чтобы Ваша проблема была понята «получателем» без дополнительных вопросов к вам, чтобы не перегружать почту лишними сообщениями.
•    При необходимости, для лучшего восприятия проблемы, дополняйте сообщение «скриншотами» (клавиша «Print Screen») с экрана монитора, добавленными к основному письму в виде прикреплённых файлов. Прикреплённые файлы нужно отправлять, предварительно заархивировав их, для уменьшения размера сообщения. Если размер исходного файла будет превышать размер 1,0 Мб, обязательно произвести его архивацию.
2.3.    Окончание сообщения:
•    Письма обязательно должны быть подписаны (Должность, ФИО, № Универсама, Контактный телефон).
 
Пример сообщения:

Добрый день!

Создан акт № 501180412/1.
Причина – недостача при приемке.

С уважением,
Заведующий Иванов Иван
Универсам № ХХХ
Телефон: ХХХ-ХХ-ХХ

3.    Отправка сообщения

3.1.    При отправке сообщения хорошо подумайте, кому действительно Вы хотите его адресовать, чтобы исключить «получателей», которые, не участвуя в решении Вашей проблемы, могут быть отвлечены Вами от исполнения своих прямых обязанностей.
3.2.    При ответе на письмо, полученное от нескольких адресатов, подумайте, кому Вы действительно хотите ответить (будьте бдительны при выборе кнопки «Ответить всем»)
3.3.    Перед отправкой писем, необходимо проверить орфографию (F7).

4.    Списки рассылки

4.1.    Списки рассылки используйте для того, чтобы сообщение отправить сразу нескольким адресатам, включённым в список.
4.2.    Универсамам категорически запрещено пользоваться общими списками рассылки:_Дирекция_Все, _Бэст Прайс Универсамы Все; _Бэст Прайс универсамы МО; _Бэст Прайс универсамы Москва; _Бэст Прайс Универсамы НН; _Бэст Прайс универсамы СПБ и ЛО; _Бэст Прайс Универсамы ФР; _Бэст Прайс универсамы ЦФО; _Бэст Прайс_все; _Бэст Прайс_Департамент Продаж_все, и др.).
4.3.    Не отправляйте письма на неизвестные Вам списки рассылок.

5.    Запреты

5.1.    Запрещено пользоваться почтой в личных целях. Исключается любая частная переписка.
5.2.    Запрещено при написании письма использовать оскорбительные, а тем более, нецензурные выражения.
5.3.    Запрещено добавлять в сообщение «смайлики», картинки и иные вложения развлекательного характера.
5.4.    Запрещено самостоятельно менять шрифты и бланки сообщений.